Als onderdeel van het structureren van zijn groeiende wagenpark heeft de Groep MCE, experts in het installeren van verlichting voor professionals, gekozen voor GAC Car Fleet om zijn fleetmanagement te moderniseren. Directie-assistente Marie Lemeiter vertelt over de redenen voor deze keuze, de implementatiefasen en de tastbare voordelen die zijn waargenomen sinds de installatie van de tool.
“GAC Car Fleet heeft ons meer efficiëntie en gemoedsrust gegeven. Dankzij de centralisatie van gegevens en de begeleiding van het team hebben we ons fleetmanagement gestructureerd met behulp van een geschikte tool. ”
Marie Lemeiter, Directie-assistente, Groep MCE
De Groep MCE in cijfers:
| Omvang wagenpark | Type wagenpark | Medewerkers | Sector |
| 120 voertuigen | Lange termijn lease en Persoonlijke Contract Aankoop | 150 (in 2024) | Experts in de installatie van verlichting voor professionals |
Hoe beheer je een wagenpark wanneer je activiteit een vlucht neemt?
De Groep MCE maakt sinds 2022 een snelle groei door, met de opening van nieuwe vestigingen in Frankrijk. Deze dynamiek heeft geleid tot een aanzienlijke toename in de complexiteit van het beheer van het wagenpark, dat nu bestaat uit 120 voertuigen, waarvan 80% bedrijfswagens (Trafic, Kangoo, Clio Société) en 20% bedrijfswagens (Renault, Tesla, Skoda…).
Vóór 2023 werd het beheer uitgevoerd met behulp van een Excel-bestand, met handmatige extracties op de apps van de leveranciers om de uitgaven voor brandstof, elektronische tolheffing en onderhoud bij te houden.
“Excel voldeed niet langer: er ging te veel tijd verloren met het extraheren, vergelijken en sorteren van de gegevens. We moesten al onze processen structureren en digitaliseren, inclusief die van het wagenpark.”
Waarom zijn conventionele tools niet langer voldoende om een groeiend wagenpark te beheren?
Tools die niet aan elkaar gekoppeld zijn en beperkingen op de aansturing
Ondanks het gebruik van telematicahulpmiddelen en de brandstofapps van Intermarché bleven er verschillende beperkingen bestaan:
- Geen direct verband tussen bepaalde waarschuwingstekens, bijv. verbruik/werkelijke volumes van de tanks.
- Moeilijkheden bij het vergelijken van gegevens betreffende snelheidsovertredingen, boetes en parkeerheffingen.
- Management verspreid over een aantal contacten (leveranciers, agentschappen, interne afdelingen).
“We hadden een tool nodig met connectoren naar onze leveranciers om informatie te centraliseren en rapportages te automatiseren. ”
Hoe kan een tool voor fleetmanagement voor de hele groep effectief worden ingezet?
Een gestructureerde implementatie van GAC Car Fleet
Het project bestond uit twee belangrijke fasen:
- Installatie en connectoren van leveranciers
Het opzetten van automatische verbindingen met de verschillende leveranciers (brandstof, elektronische tolheffing, financiering) voor het naadloos ophalen van facturen in de tool.
- Opleiding en persoonlijke begeleiding
Vier halve dagen met afstandsopleiding tussen juli en november, met een wekelijkse follow-up door een contactpersoon bij GAC.
“Het GAC-team heeft ons bij elke stap begeleid. Hierdoor konden we het dashboard vanaf het begin aanpassen aan onze behoeften. ”
In hoeverre verandert een gecentraliseerde tool de dagelijkse werkzaamheden van de managers?
Concrete resultaten: zichtbaarheid, tijdsbesparing en reactiesnelheid
GAC Car Fleet is nu een centrale beheertool voor de groep MCE. Deze maakt het volgende mogelijk:
- Realtime monitoring van de toestand van de vloot (verbruik, overtredingen, enz.).
- Een vereenvoudigde aansturing van bewustmakingscampagnes (bijv. snelheidsovertredingen, herinneringen aan technische keuringen).
- Een aanzienlijke tijdsbesparing bij het aanwijzen van de bestuurders (Antai)..
- Beter anticiperen op onderhoud dankzij herinneringen.
“Onze werknemers zullen informatie over vervaldata voor onderhoudsbeurten, technische keuringen, enz. rechtstreeks op hun telefoon kunnen ontvangen.
Hoe kan men het hele bedrijf betrekken bij een gezamenlijke aanpak van het fleetmanagement?
De tool wordt geleidelijk geïmplementeerd binnen meerdere afdelingen: algemene directie, netwerkbeheer, financiën, boekhouding, HR, inkoop, enz. Hij wordt eveneens op dit moment geïmplementeerd in de verschillende regionale agentschappen.
“Iedereen zal toegang hebben tot de informatie in zijn eigen perimeter: een ware hefboom voor autonomie en reactievermogen. ”
Wat zijn de volgende uitdagingen voor een beter beheerd en duurzamer wagenpark?
Een uitdaging in het verschiet
Met een wagenpark dat nog steeds voornamelijk op diesel rijdt, kijkt MCE al naar de toekomst. De verbruiksstatistieken die in de software zijn ingebouwd zullen helpen om voertuigen te selecteren die in aanmerking komen voor conversie naar elektrische of hybride aandrijving.
“De tool zal ons helpen om alle informatie en financiële gegevens met betrekking tot onze voertuigen samen te brengen en ook om de energietransitie van ons wagenpark te plannen. ”