EDF SA, een bedrijf dat zich bezighoudt met de productie, transmissie en levering van elektriciteit in Frankrijk, werd geconfronteerd met de beperkingen van zijn vorige software en ging op zoek naar een nieuwe oplossing voor fleetmanagement die beter aan zijn behoeften voldeed. Philippe Bernardeau, Transversaal projectmanager, koos er toen voor om GAC Car Fleet te gebruiken voor de volledige aansturing van het wagenpark van de onderneming. Hij geeft ons zijn feedback over de implementering van dit project.
Hoe beheerde u uw wagenpark voordat u software voor fleetmanagement installeerde?
Tot nu toe gebruikten we software waarmee we ons wagenpark en carsharing (“auto delen”) binnen dezelfde tool konden beheren. Dit dekte echter slechts gedeeltelijk de functies die we zochten en stelde ons niet in staat om aan productiviteit te winnen. We moesten ook een interne persoon inschakelen om bepaalde elementen van de oplossing aan te passen en de tekortkomingen van de uitgever te compenseren. Tot slot stelden we een algemene ontevredenheid vast bij managers, maar ook bij bestuurders. Vervanging door een beter geschikte oplossing werd een noodzaak.
Waarom hebt u ervoor gekozen om software voor fleetmanagement te gebruiken?
We hebben net het beheer van onze vloot gecentraliseerd. We besloten om ons uit te rusten met software voor fleetmanagement en software voor het beheer van auto delen. Dit geeft ons een globaal overzicht van onze vloot en diens gegevens.
We hebben ook de wens om onze vloot te optimaliseren, vooral op het gebied van de kosten, vooral in de huidige context (stijgende prijzen van brandstof, grondstoffen, enz.). Software voor fleetmanagement zoals GAC Car Fleet is een onmiskenbare bondgenoot om ons te helpen dit doel te bereiken. Het is een oplossing met tal van functies voor een nauwkeurige analyse van onze vloot (dashboard, gemiddeld jaarkilometrage, enz.). Dit maakt het gemakkelijker om beslissingen te nemen en onze doelen sneller te bereiken.
Waarom heeft u GAC Car Fleet gekozen om uw wagenpark te beheren?
We begonnen ons onderzoek met het vergelijken van de verschillende oplossingen die in Frankrijk beschikbaar zijn. Het bleek dat er maar heel weinig aan onze behoeften voldeden. GAC Technology en zijn software, GAC Car Fleet, vielen op verschillende vlakken op:
- Een bewezen reputatie en expertise, vooral bij ondernemingen als de onze.
- Transparantie in de reactie op de aanbesteding en in hun daadwerkelijke vermogen om aan onze verwachtingen te voldoen.
- Een ‘off-the-shelf’ oplossing, we wilden een complete oplossing die kon voldoen aan onze behoefte om processen te reorganiseren en standaardiseren, zonder dat er specifieke ontwikkeling nodig was.
Hoe vond het installeren van de software plaats?
Als onderdeel van de installatie van GAC Car Fleet, onze software voor fleetmanagement, hebben we nauw samengewerkt met de teams van GAC Technology. We hebben een vrij groot wagenpark (meer dan 8.000 voertuigen) met complexe bijzonderheden, waardoor de implementatie lang zou duren, d.w.z. iets meer dan een jaar. Voordat de software beschikbaar werd gesteld aan alle belanghebbenden, vonden er verschillende fasen plaats:
Fase 1: een eerste bijeenkomst
Om te beginnen maakten we kennis met de teams van GAC Technology en in het bijzonder met Antoine, de Key Account Project Manager die aan ons was toegewezen. Naar mijn mening is het heel belangrijk om een speciaal toegewezen contactpersoon te hebben en dit was een belangrijke factor in het succes van het project. Het doel van deze eerste gesprekken was het inventariseren van ons wagenpark en het delen van onze verschillende behoeften. Luisteren en het vinden van oplossingen waren de kernpunten van deze bijeenkomsten, gedurende het hele project. Er was snel vertrouwen tussen ons.
Fase 2: collaboratieve workshops
Vervolgens hebben we collaboratieve workshops opgezet om onze verwachtingen tot uiting te brengen. Na elke workshop stelde Antoine oplossingen voor. Het was ook een gelegenheid om mogelijke aanpassingen te bespreken, zowel voor GAC Car Fleet als voor de EDF-teams.
Fase 3: projectambassadeurs
Tegelijkertijd hebben we een nieuwe organisatie opgezet voor ons team van fleetmanagers. Een nieuwe oplossing betekent nieuwe processen en een nieuwe manier van werken om het beheer van ons wagenpark te optimaliseren. Hierbij was de fase van een oplossingsgerichte opleiding cruciaal. Om dit te bereiken hebben we ervoor gekozen om ambassadeurs aan te stellen. Zij vertegenwoordigden verschillende managerprofielen binnen het bedrijf (accountmanagers, factuurmanagers, inkoopmanagers, enz.) en hun rol bestond er onder andere in de gebruikers vertrouwd te maken met GAC Car Fleet.
Fase 4: een proeffase
De volgende stap was het uitvoeren van een proeffase, wat betekende dat we GAC Car Fleet in gebruik namen over een beperkt bereik van het wagenpark, alleen voor de ambassadeurs. Het doel was dat ze de tool onder de knie zouden krijgen voordat deze beschikbaar zou worden voor alle gebruikers. Hierdoor konden we een aantal aanpassingen uitvoeren, maar ook zien hoe goed de oplossing gefundeerd was.
Fase 5: een opleiding voor alle gebruikers
De overige teams werden een paar weken voor de omschakeling opgeleid door de teams van GAC Technology. De ambassadeurs speelden in dit stadium ook een sleutelrol. GAC Car Fleet is nu operationeel binnen onze verschillende teams.
Bent u tevreden over onze samenwerking aan dit project?
We zijn erg tevreden. De implementatie van de software en de manier waarop deze werd uitgevoerd, voldeed perfect aan onze verwachtingen, zowel wat betreft de timing als het budget. Onze samenwerking stopt daar niet, want we hebben nog enkele stappen voor de boeg, zoals het opzetten van connectoren met onze leveranciers (verzekeraars, verhuurbedrijven, brandstofleveranciers, enz.). Aangezien de meeste van hen al bekend zijn bij GAC Technology, zou dit zonder problemen mogelijk moeten zijn, wat zeker een voordeel is als het gaat om het snel afronden van de implementatie.
Over het algemeen, of het nu gaat om onze teams of die van GAC Technology, heeft onze samenwerking ons geholpen te evolueren en te groeien. Aan de ene kant heeft GAC Technology ons voorstellen gedaan op het gebied van reorganisatie, zodat we ons management kunnen verbeteren en optimaliseren. Ze deelden ook ervaringen met ons die ze al met hun andere klanten hadden gehad, waardoor we ons een objectiever beeld konden vormen van onze manier van werken via een vergelijking met gelijksoortige ondernemingen als de onze. We konden hen ook onze meningen en suggesties geven, waardoor de oplossing en de functies zo goed mogelijk konden worden afgestemd op de realiteit ter plaatse.
Uiteindelijk realiseerde ik me al snel dat we tijdens onze gesprekken met de teams van GAC Technology geen “traditionele” leverancier-klantrelatie hadden. We hebben echt als partners samengewerkt en hierdoor ontstonden al snel een vertrouwensrelatie en transparantie die noodzakelijk waren voor het succes van het project.
Wat zijn de voordelen van het implementeren van de software in uw onderneming?
Ten eerste kunnen we ons wagenpark optimaliseren en zo een economisch voordeel behalen. Dankzij GAC Car Fleet kunnen we bijvoorbeeld voertuigen identificeren die te weinig worden gebruikt en zo beoordelen of het lonend is een dergelijk voertuig ter beschikking te stellen aan een medewerker. We zullen er ook een aantal kunnen ombouwen tot gedeelde voertuigen, met als doel het gebruik ervan te verhogen.
Optimalisatie ook in de processen en hun automatisering, wat voorheen niet het geval was. Dit zal het dagelijkse werk van de managers veel gemakkelijker maken.
Wat ik ook wil benadrukken is dat GAC Technology’s ervaring en expertise op dit gebied een voordeel is voor ons. Dit kan in de vorm van advies van de teams, of de organisatie vanevenementen met andere klanten (webinars, ontbijten, enz.). Dat is iets wat we eerder niet hadden. Dit biedt ons een ware toegevoegde waarde, omdat we regelmatig ideeën kunnen delen en uitwisselen met andere fleetmanagers die met dezelfde problemen te maken hebben als wij.
Hebt u problemen ondervonden bij het installeren van de software?
We hebben tegelijkertijd een verandering van organisatie en van oplossing doorgemaakt. Ondanks de opleidingen en de introductie van ambassadeurs is er een aanpassingsperiode nodig. Dat gezegd hebbende, zien we nu al tevredenheid bij de gebruikers.
Welk advies zou u geven aan een onderneming die software wil aanschaffen?
Ik zou aanraden om speciale vereisten zoveel mogelijk te vermijden. Dit betekent dat het voor bedrijven belangrijk is om er rekening mee te houden dat hun organisatie zal moeten evolueren wanneer ze zich uitrusten met software om hun wagenpark te beheren. Dit is geen slechte zaak, integendeel, dat maakt het mogelijk om onze processen te verbeteren en te optimaliseren. Dit vergt alleen aanpassingsvermogen.
Ik merk ook op dat het voor een groot wagenpark zoals het onze (meer dan 8.000 voertuigen) enige tijd kan duren om de software te implementeren. Vooruit plannen is dus een must, want het veranderen van een oplossing kan niet van de ene op de andere dag.
Wat zijn uw plannen en vooruitzichten voor het beheer van uw wagenpark?
De prioriteit is de elektrificatie van ons wagenpark, met alles wat daarbij hoort. Dit houdt bijvoorbeeld in dat GAC Car Fleet wordt verbonden met leveranciers van laadpalen voor voertuigen. Of om optimaal gebruik te maken van de nieuwe technologieën die tot onze beschikking staan, met name telematica.
Zoals ik al eerder zei, willen we ook het aantal voertuigen in ons wagenpark verminderen. Om dit te bereiken hebben we een beroep gedaan op een partner van GAC Technology, Mobility Tech Green, een ingenieursbedrijf dat gespecialiseerd is in het concept van auto delen of carsharing. Deze nauwe samenwerking heeft ons in staat gesteld deze weg op te slaan en heeft ons volledige voldoening gegeven.
Een anekdote over GAC Technology? Eén zin om onze samenwerking af te sluiten?
Toen we de teams van GAC Technology ontmoetten, en in het bijzonder Sébastien (GAC Technology Sales Director voor Frankrijk), schudden we elkaar de hand als vrienden. Ik denk dat dit een perfecte illustratie is van het vertrouwen en de transparantie die sinds het begin van het project zijn opgebouwd.
GAC Technology geeft het geruststellende gevoel dat we samen vooruitgaan, zodat we geen spijt hebben deze keuze gemaakt te hebben. Ze waren ook in staat om aan onze strenge eisen te voldoen, met name inzake de AVG. Als we dezelfde ervaring met elk van onze partners zouden kunnen hebben, zouden we daar heel blij mee zijn!
Fotoverantwoording: Afbeelding van user6702303 op Freepik