In het kader van de ontwikkeling van zijn nationale en internationale wagenpark had Caudalie, een Frans cosmeticabedrijf gespecialiseerd in vinotherapie, behoefte aan eenvoudige software voor fleetmanagement dat aansloot op zijn behoeften. Véronique Huber, de Beheerder van het Franse en Europese wagenpark, wendde zich tot GAC Car Fleet om haar bij deze missie te begeleiden. Ze deelt met ons haar ervaringen over de implementatie van het project en de voordelen die zijn waargenomen sinds de software werd geïnstalleerd.
Kunt u ons meer vertellen over Caudalie en zijn wagenpark?
Caudalie is een Frans cosmeticabedrijf dat in 1995 in Bordeaux werd opgericht door Mathilde en Bertrand Thomas. Al onze producten worden gemaakt met natuurlijke ingrediënten die worden geëxtraheerd uit wijnstokken en druiven. Zijn missie? Het meest effectieve “schone” en natuurlijke merk en het meest milieuvriendelijke schoonheidsmerk worden.
Momenteel beheren we meer dan 350 voertuigen, waarvan 90% personenauto’s, voornamelijk voor onze verkoopmedewerkers en managers, in meer dan 9 landen. Bijna 30% van onze voertuigen is nu geëlektrificeerd, vergeleken met 24% twee jaar geleden.
Hoe beheerde u uw wagenpark voordat u software voor fleetmanagement installeerde?
Aanvankelijk ontwikkelde onze IT-afdeling een softwarepakket voor fleetmanagement voor onze interne teams, wat een meer geavanceerde versie van Excel was. Desondanks had deze tool weinig flexibiliteit, in het bijzonder was ik verplicht om alle gegevens (kilometers, bandenwissels, leasekosten, enz.) met de hand te incrementeren. Deze taken waren tijdrovend. Toen we de mijlpaal van 80 te beheren voertuigen passeerden en actief werden in andere landen, begonnen we het idee te onderzoeken om een speciale externe software aan te kopen om aan onze behoeften te voldoen.
Waarom hebt u ervoor gekozen om software voor fleetmanagement te gebruiken?
De belangrijkste redenen waarom we deze keuze hebben gemaakt zijn de toenemende groei van ons wagenpark en de internationalisering ervan. In het prille begin had Caudalie namelijk slechts een tiental voertuigen in Frankrijk. Dit aantal is in de loop der tijd gestaag gestegen en staat nu op bijna 115 voertuigen in het binnenland.
Ons wagenpark heeft ook een internationale dimensie, vooral dan in Europa. Dit vertegenwoordigt nu een totaal van meer dan 350 te beheren voertuigen in meer dan 9 verschillende landen.
Het idee was al onze gegevens te centraliseren in een enkele tool, en het mogelijk te maken het fleetmanagement van de onderneming over te dragen aan de beheerders van elk land. Ons doel was om hen zelfstandig te laten zijn op dagelijkse basis, terwijl ik toezicht kon houden op de vloot en kon profiteren van een globale visie.
We kozen voor de software GAC Car Fleet voor fleetmanagement omdat het aan een aantal criteria voldeed, waarvan de belangrijkste was dat het ons in staat stelde ons Europese wagenpark zo eenvoudig mogelijk te beheren.
Hoe hebt u de software in uw onderneming geïnstalleerd?
We begonnen met het integreren van onze gegevens in de tool. Het doel was vooral om zoveel mogelijk bestanden te met informatie over onze voertuigen te leveren. Mijn IT-afdeling ondersteunde me in deze eerste fase.
In de tweede fase kreeg ik een opleiding om de software in zijn geheel te kunnen gebruiken. Om dit te bereiken werd een eerste 3-daagse sessie georganiseerd op onze locatie met de speciaal aan ons toegewezen projectmanager bij GAC Technology, Vincent. Daarna planden we ongeveer elke 3 weken videoconferenties met elkaar om dieper op de modules in te gaan.
Andere belanghebbenden bij het project werden ook opgeleid, waaronder de personeels- en boekhoudafdelingen. We trainen ook de managers van onze Europese dochterondernemingen.
Wat vond u van het begeleidings- en opleidingsproces van GAC?
Ik waardeerde het tempo van de opleidingenorm, ik werd niet aan mijn lot overgelaten, vooral dankzij de projectmanager die ik toegewezen kreeg en die me in staat stelde om gaandeweg kennis te vergaren. Sterker nog, in de tijd tussen de verschillende sessies kon ik van mijn kant de tool maximaal gebruiken. Zodra ik dan een nieuwe training had, kon ik hem vertellen over mijn moeilijkheden en konden we weer aan de slag met nieuwe functies.
Uiteindelijk was GAC Car Fleet zeer snel opgezet in ons bedrijf, in minder dan 6 maanden, en dat werd zeer gewaardeerd!
Bent u tevreden over onze samenwerking als geheel?
Ja, ik ben erg tevreden en ik heb GAC Car Fleet al aan anderen aanbevolen! GAC Car Fleet is de eerste software die ik ‘s ochtends open en de laatste die ik ‘s avonds sluit!
Ik kan mijn gegevens op elk moment bekijken en ik vind gemakkelijk wat ik zoek. Het bespaart me echt tijd in mijn werk, in personeelszaken en in het algemene management.
Wat zijn de voordelen van het implementeren van de software in uw onderneming?
Het mooie van GAC Car Fleet is dat als je eenmaal de basis hebt geleerd, de software gemakkelijk te gebruiken, intuïtief en leuk is!
De centralisatie van de gegevens van mijn Franse en Europese wagenpark is ook een belangrijk voordeel. Ik heb bijvoorbeeld toegang tot alle documenten met betrekking tot onze voertuigen (bestelformulieren, kentekenbewijzen, verzekeringen, enz.) in alle landen. Bovenal heb ik ook de geschiedenis van alle toewijzingen van voertuigen aan werknemers, wat erg praktisch is in het geval van overtredingen, omdat ik de persoon kan identificeren die de overtreding heeft begaan, zodat ik geen geschillen meer heb.
Hebt u problemen ondervonden bij het installeren van de software?
Niet echt. Aan de andere kant zijn er nog steeds een aantal gebieden waar ik mijn kennis van de software moet verbeteren en die voor mij complexer zijn om te beheren. Bijvoorbeeld het gedeelte “belastingen”.
Welk advies zou u geven aan een onderneming die software wil aanschaffen?
Mijn eerste advies zou zijn om ervoor te zorgen dat men meerdere personen aanwijst om de software aan te sturen.. Sterker nog, ik denk dat het belangrijk is dat dit management niet bij slechts één persoon berust, vooral als het gaat om diepgaande kennis van de software.
Ik zou ook zeggen verstrek gekwalificeerde gegevensbestanden om het gemakkelijker te maken om de software te installeren. Deze fase is cruciaal voor het succes van het project.
Tot slot moet de opleiding voor de tool uiterst strikt worden uitgevoerd. Naar mijn mening is dit een stap die men niet over het hoofd mag zien als men zijn wagenpark daarna optimaal wil kunnen beheren.
Wat zijn volgens u de 3 belangrijkste functies in GAC Car Fleet voor een fleetmanager?
- Het beheer van de schadelast en het uitvoeren van specifieke rapporten. Deze modules zijn zeer nuttig voor het analyseren van de vele indicatoren met betrekking tot schadegevallen, en in het bijzonder de schadelast. Hierdoor kan ik verschillende rapporten naar de bestuurders sturen. Het is voor mij een goede manier om per regio de preventie te promoten.
- Communicatiecampagnes besparen me ook veel tijd, vooral met de standaard e-mails. Ik heb deze in de tool voor verschillende onderwerpen ingesteld: overhandiging van een voertuig, teruggave, schadegevallen, de technische keuring, enz. Ik kan ook campagnes aanmaken aan de hand van mijn behoeften en deze rechtstreeks naar werknemers sturen (campagnes voor kilometerstanden, rijbewijscertificaten, enz.).
- Beheer van overtredingen als geheel met de directe verbinding met ANTAI. Hierdoor verliezen we minder tijd en minder documenten. Het grote voordeel is dat bestuurders in real time worden geïnformeerd, waardoor het aantal uitgeschreven overtredingen aanzienlijk is gedaald.
Tegelijkertijd is deMyCarFleet mobiele app ook een onmisbaar hulpmiddel. Bestuurders kwamen namelijk regelmatig naar me toe met allerlei vragen (hoe ze een schadegeval moesten melden, wanneer het contract van hun voertuig afliep, enz.). Ze hoeven dit niet langer te doen, omdat ze nu alle procedures direct in de app kunnen vinden. Als manager kan ik met de mobiele app de parkeerboetes scannen, die vervolgens rechtstreeks in het gegevensblad van het betreffende voertuig worden geïntegreerd. Er hoeft alleen nog maar automatisch een e-mail te worden gegenereerd om de bestuurder op de hoogte te brengen.
Wat zijn uw plannen en vooruitzichten voor uw wagenpark?
Ons doel is om het gebruik van de software door managers in Europese landen verder te ontwikkelen. Ze willen heel graag meer autonomie en beheersrechten over de tool.
We zullen ook connectoren implementeren met de verschillende leveranciers van GAC Technology (verzekeraars, snelwegbeheerders, enz.) in de landen waar we actief zijn.
Kunt u onze samenwerking kort samenvatten?
Ik vind GAC Technology een jong team, waar projecten vol goede moed en met een goede dynamiek worden uitgevoerd, en dat voel je. Ik waardeer ook de alertheid van het supportteam en hun reactievermogen, elke dag opnieuw!
Fotoverantwoording: foto van Ernest Ojeh op Unsplash