Per superare i limiti del software usato in precedenza, EDF SA, un’azienda che si occupa di produzione, trasmissione e fornitura di energia elettrica in Francia, ha iniziato a cercare una nuova soluzione per la gestione della flotta veicoli che fosse più adatta alle sue esigenze. Philippe Bernardeau, Project Manager trasversale, ha quindi scelto di dotarsi di GAC Car Fleet per la gestione completa della flotta di veicoli dell’azienda. Oggi ci parla della sua opinione sull’attuazione del progetto.
Come gestivate la flotta prima di implementare un software di gestione del parco auto?
Prima utilizzavamo un software che ci permetteva di gestire la flotta e il car sharing all’interno dello stesso strumento. Tuttavia copriva solo parzialmente le funzionalità di cui avevamo bisogno e non ci permetteva di ottenere alcun aumento della produttività. Inoltre abbiamo dovuto ricorrere a una persona in-house per modificare alcuni elementi della soluzione e compensare le carenze dell’editore. Infine notavamo un’insoddisfazione generale tra i gestori, ma anche tra i conducenti. La sostituzione della soluzione utilizzata con una più adatta era ormai diventata una necessità.
Perché avete scelto di dotarvi di un software di gestione della flotta?
Abbiamo appena centralizzato la gestione della nostra flotta. Così abbiamo deciso di dotarci di un software di gestione della flotta e del car sharing. Questo ci permette di avere una visione globale della nostra flotta e dei dati a essa relativi.
Inoltre intendiamo ottimizzare la nostra flotta, soprattutto in termini di costi, elemento molto importante nel contesto attuale (aumento dei prezzi del carburante, delle materie prime, ecc.). Un software di gestione della flotta di veicoli come GAC Car Fleet è un valido alleato per aiutarci a raggiungere questo obiettivo. Si tratta di una soluzione che offre con una serie di funzionalità per un’analisi precisa della flotta (dashboard, chilometraggio, ecc.). In questo modo è più facile prendere decisioni e raggiungere più rapidamente gli obiettivi che ci siamo prefissati.
Perché avete scelto GAC Car Fleet per la gestione del vostro parco auto?
Abbiamo iniziato la ricerca confrontando le diverse soluzioni disponibili in Francia. È emerso che ben poche rispondevano alle nostre esigenze. GAC Technology e il suo software, GAC Car Fleet, si sono distinti dalla massa per diversi motivi:
- Una reputazione e una competenza comprovate, in particolare con aziende simili alla nostra.
- Trasparenza nella risposta al bando di gara e nella loro reale capacità di soddisfare le aspettative.
- Una soluzione “pronta all’uso”: volevamo una soluzione completa che rispondesse alle nostre esigenze di riorganizzazione e standardizzazione dei processi, senza bisogno di alcuno sviluppo specifico.
Come si è svolta l’implementazione del software?
Nell’ambito dell’implementazione di GAC Car Fleet, il software di gestione della flotta veicoli, abbiamo lavorato a stretto contatto con i team di GAC Technology. La nostra flotta è piuttosto grande (oltre 8.000 veicoli) e presenta specifiche complesse, il che significa che l’implementazione ha richiesto tempo… complessivamente, un po’ più di un anno. Prima della messa a disposizione del software a tutte le parti interessate, si sono svolte diverse fasi:
Fase 1: incontro iniziale
Per cominciare, abbiamo incontrato i team di GAC Technology e in particolare Antoine, il Responsabile progetti Key Account che ci era stato assegnato. A mio avviso, avere un interlocutore dedicato è molto importante ed è stato un fattore chiave per il successo del progetto. L’obiettivo di questi primi colloqui è stato quello di fare il punto della situazione sulla flotta di veicoli e condividere le nostre varie esigenze. L’ascolto e la ricerca di soluzioni sono stati la chiave dell’incontro e di tutto il progetto nel suo insieme. Tra noi si è instaurato rapidamente un clima di fiducia.
Fase 2: workshop collaborativi
In secondo luogo, abbiamo organizzato alcuni workshop collaborativi per esprimere le nostre aspettative. Dopo ognuno di essi, Antoine ci suggeriva delle soluzioni per soddisfarle. Inoltre così abbiamo avuto l’occasione di discutere di possibili adattamenti, sia per GAC Car Fleet che per i team EDF.
Fase 3: project ambassador
Allo stesso tempo abbiamo pensato a una nuova organizzazione per il nostro team di gestione della flotta veicoli. Adottare una nuova soluzione significa infatti avviare nuovi processi e un nuovo modo di lavorare per ottimizzare la gestione del parco veicoli. Per questo aspetto, la fase di formazione sulla soluzione è stata fondamentale. Per raggiungere l’obiettivo, abbiamo scelto di nominare degli ambassador che rappresentavano diversi profili manageriali all’interno dell’azienda (responsabili clienti, responsabili fatturazione, responsabili acquisti, ecc.) e il cui ruolo consisteva nell’aiutare gli utenti a prendere dimestichezza con GAC Car Fleet.
Fase 4: fase pilota
Il passo successivo è stato quello di avviare una fase pilota, ovvero mettere in servizio GAC Car Fleet per un numero limitato di veicoli della flotta (solo gli ambassador). L’obiettivo era quello di far loro prendere confidenza con lo strumento prima di renderlo disponibile a tutti gli utenti. Questo ci ha permesso di apportare tutta una serie di modifiche, ma anche di verificare la validità della soluzione.
Fase 5: formazione di tutti gli utenti
Il resto dei team è stato formato dai team di GAC Technology qualche settimana prima del cambio di soluzione. In questa fase, anche gli ambassador hanno svolto ancora una volta un ruolo fondamentale. GAC Car Fleet ormai è attiva e funzionante nei nostri vari team.
Siete soddisfatti della nostra collaborazione nell’ambito dell’implementazione della soluzione?
Sì, ci riteniamo molto soddisfatti. L’implementazione del software e il modo in cui è stata gestita hanno risposto perfettamente alle nostre aspettative, sia in termini di tempi che di budget. E la nostra collaborazione non si ferma qui, perché ci sono ancora alcuni passaggi da effettuare, come la creazione di connettori con i nostri fornitori (assicuratori, noleggiatori, fornitori di carburante, ecc.). Poiché la maggior parte di essi è già nota a GAC Technology, dovrebbe procedere tutto speditamente, il che rappresenta un indubbio vantaggio quando si tratta di finalizzare rapidamente l’adozione di una nuova soluzione.
In generale, sia da parte dei nostri team che di quelli di GAC Technology, la collaborazione ci ha aiutato a evolvere e a crescere. Da un lato, GAC Technology ci ha fatto delle proposte in termini di riorganizzazione affinché potessimo migliorare e ottimizzare la nostra gestione. Hanno anche condiviso con noi esperienze già vissute con i loro clienti, il che ci ha permesso di guardare in prospettiva il nostro modo di operare, confrontandoci con aziende simili alla nostra. Dal canto nostro, invece, abbiamo potuto fornire loro le nostre opinioni e i nostri suggerimenti; cosa che ha permesso di far evolvere la soluzione e le sue funzionalità per adattarla il più possibile alla realtà sul campo.
Alla fine, man mano che la collaborazione con i team di GAC Technology andava avanti, mi sono subito reso conto che non si trattava del classico rapporto tra fornitore e cliente. Abbiamo instaurato una vera partnership, dando vita ben presto a quel rapporto di fiducia e trasparenza necessario per il buon esito del progetto.
Quali sono i vantaggi dell’implementazione del software nella vostra azienda?
Prima di tutto, saremo in grado di ottimizzare il nostro parco auto e di ottenere così dei vantaggi economici. Ad esempio, grazie a GAC Car Fleet, potremo identificare i veicoli assegnati che sono sottoutilizzati e quindi valutare l’opportunità di mettere un veicolo di questo tipo a disposizione di un dipendente. Poi saremo anche in grado di convertire alcuni di essi in veicoli di car sharing, con l’obiettivo di aumentare questa modalità di utilizzo.
Inoltre ci sarà un’ottimizzazione anche nei processi e nella loro automazione, cosa che prima non avveniva. Così facendo sarà possibile facilitare anche il lavoro quotidiano dei gestori.
Infine vorrei sottolineare che l’esperienza e la competenza di GAC Technology nel suo settore sono un vero vantaggio per noi, perché possiamo approfittare di consigli da parte dei team o dell’organizzazione di eventi con altri clienti (webinar, colazioni, ecc.). È un qualcosa che prima non avevamo e che ci apporta un vero e proprio valore aggiunto, in quanto possiamo condividere e confrontarci spesso con altri gestori di flotte che stanno affrontando i nostri stessi problemi.
Avete incontrato difficoltà nell’implementazione del software?
Abbiamo cambiato sia l’organizzazione che la soluzione. Nonostante la formazione e l’introduzione degli ambassador, è stato necessario un periodo di adattamento. Detto questo, vediamo già la soddisfazione degli utenti.
Quali consigli si sentirebbe di dare a un’azienda che stesse valutando la possibilità di dotarsi di un software per la gestione della flotta veicoli?
Direi che bisognerebbe evitare il più possibile le specificità. È importante che le aziende tengano presente che la loro organizzazione dovrà evolversi quando si doteranno di un software per la gestione della flotta di veicoli. Questo non è un male, anzi, permette di migliorare e ottimizzare i propri processi. Richiede semplicemente un adattamento.
Inoltre, per una flotta di grandi dimensioni come la nostra (oltre 8.000 veicoli), l’implementazione del software può richiedere tempo. Perciò è necessario pianificare le cose con ampio anticipo, perché il cambiamento di una soluzione non avviene da un giorno all’altro.
Quali sono i vostri piani e le prospettive per la gestione della vostra flotta di veicoli?
La nostra attuale priorità è l’elettrificazione del parco auto, con tutto ciò che ne consegue. Ad esempio bisognerà collegare GAC Car Fleet ai fornitori delle stazioni di ricarica. O sfruttare al meglio le nuove tecnologie a nostra disposizione, in particolare per quanto riguarda la telematica.
Come ho già detto, puntiamo anche a ridurre il numero di veicoli della flotta. Per questo ci siamo rivolti a un partner di GAC Technology, Mobility Tech Green, una società di ingegneria specializzata nel car sharing. Questa stretta collaborazione ci ha permesso di intraprendere un percorso e ci ha dato piena soddisfazione.
Un aneddoto su GAC Technology? Come riassumerebbe in una frase la nostra collaborazione?
Quando abbiamo incontrato i team di GAC Technology, e in particolare Sébastien (direttore commerciale di GAC Technology per la Francia), ci siamo stretti la mano come se fossimo amici. Credo che questo sia un esempio perfetto della fiducia e della trasparenza che si sono create fin dall’inizio del progetto.
GAC Technology ha quel lato rassicurante che ci ha permesso di farci andare avanti insieme e di non farci pentire di aver fatto questa scelta. Inoltre hanno saputo soddisfare i nostri severi requisiti, in particolare per quanto riguarda il GDPR. Se potessimo vivere la stessa esperienza con ciascuno dei nostri partner, ne saremmo più che felici!
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