La gestion de parc automobile, c’est quoi ?
Un parc automobile englobe l’ensemble des véhicules possédés ou loués par une entreprise pour ses activités. Cette flotte peut être dédiée au transport de marchandises ou de personnes, selon les besoins spécifiques de l’organisation. La gestion de parc automobile, aussi appelée fleet management, implique la supervision complète des véhicules tout au long de leur cycle de vie au sein de la flotte.
La gestion de parc auto permet à un dirigeant ou à un gestionnaire désigné d’obtenir une vue d’ensemble de tous les moyens de mobilités que son entreprise possède. L’intérêt ? Pouvoir un suivi quotidien de la flotte.
Quels sont les enjeux de la gestion de parc automobile ?
La gestion de parc automobile présente des défis majeurs pour les entreprises. Optimisation des coûts, sécurité des conducteurs, prise en compte des aspects économiques, écologiques et réglementaires… On vous explique tout.
1. Réaliser des économies à court, moyen et long terme
– Réduire les dépenses liées à une flotte automobile passe notamment par l’optimisation des coûts logistiques, qui incluent le carburant, l’entretien et les assurances des véhicules.
– Calculer et comprendre son TCO (Total Cost of Ownership) est essentiel pour évaluer et gérer efficacement les dépenses liées à chaque véhicule de la flotte.
Qu’est-ce que le TCO ?
Le Total Cost of Ownership, soit coût total de possession en français, désigne la somme totale qu’a dû dépenser l’utilisateur d’un bien au cours de son cycle de vie dans l’entreprise. Dans le cas d’une gestion de parc automobile, le TCO englobe tous les coûts concernant les véhicules, en incluant notamment l’achat ou la location, l’entretien, le stockage, etc. Le calcul du TCO prend en compte les coûts directs et indirects. Cet indicateur est intéressant à calculer pour maîtriser les coûts d’un parc auto. Notez qu’il peut varier selon les entreprises
2. Assurer la sécurité des conducteurs
La gestion de parc automobile implique également de veiller à la sécurité des conducteurs, cela implique de :
– Prévenir les risques d’accident en assurant un contrôle strict des véhicules ;
– planifier des tâches de maintenance ;
– former les conducteurs sur le bon entretien de leur véhicule.
3. Respecter les enjeux environnementaux
Les réglementations entrées en vigueur en Europe concernant les émissions de gaz polluants, elles contraignent donc les entreprises dans la gestion de leur parc. En France, la Loi d’Orientation des Mobilités exige aux entreprises privées ayant une flotte de plus de 100 véhicules, d’atteindre des quotas de véhicules à faibles émissions lors du renouvellement de leur parc. Afin d’être en conformité avec ces réglementations, plusieurs solutions peuvent être envisagées. Par exemple, l’acquisition de véhicules dont les émissions de CO2 sont minimisées ou la sensibilisation des conducteurs à l’éco-conduite.
Gestion de flotte automobile : quels outils
pour vous aider au quotidien ?
La gestion d’une flotte de véhicules est une fonction essentielle puisqu’elle influence les profits et le fonctionnement général de l’entreprise. Aussi appelée Car Fleet Management, cette gestion de parc automobile implique donc de s’occuper des véhicules, des entretiens, des locations, de la fiscalité, du choix des voitures, etc. Ce pilotage de la flotte peut s’opérer différemment suivant la taille de l’entreprise, le nombre de véhicules qui constituent la flotte et ses besoins. Afin d’assurer un bon suivi de parc, il est particulièrement recommandé de s’appuyer sur une charte automobile rédigée par l’entreprise (Car Policy) et des outils d’aide à la prise de décision…
Gestion de parc auto optimisée : 3 outils incontournables
1 : La charte automobile (Car Policy)
La charte automobile, aussi connue sous le nom de Car Policy, joue un rôle essentiel dans la définition des règles d’utilisation et d’attribution des véhicules au sein d’une entreprise. Elle permet de proposer aux collaborateurs un catalogue de véhicules présélectionnés correspondant à leurs besoins spécifiques. Rédigée en collaboration par la direction générale, le gestionnaire de la flotte automobile, les conducteurs et le service financier de l’entreprise, elle réglemente l’utilisation des véhicules dans le cadre des activités professionnelles. Bien que la mise en place d’une charte automobile ne soit pas obligatoire, il est fortement recommandé d’en rédiger une pour impliquer tous les intervenants et rendre la gestion quotidienne de la flotte plus sûre et plus simple.
2 : Les boîtiers télématiques
Ces boîtiers permettent de faire remonter de nombreuses informations pertinentes à la gestion d’un parc auto. Et pour cause, ils enregistrent les itinéraires, mais aussi les comportements des conducteurs (respect des limitations de vitesse, des itinéraires définis par le gestionnaire du parc, etc.). Avec, le gestionnaire peut déduire des informations sur la consommation de carburant ou la durée de vie des pièces, par exemple. Selon les prestataires, les boîtiers télématiques offrent la possibilité d’analyser différents facteurs tels que le kilométrage effectué.
Le saviez-vous ? Il est possible d’installer des boîtiers télématiques dans vos véhicules utilitaires ou autres ! Toutefois, les nouveaux véhicules sont pour la plupart équipés de boîtiers de 1re monte et remontent les mêmes informations que la version télématique.
3 : Les logiciels de gestion de flotte automobile
Les logiciels de gestion de flotte automobile offrent une solution complète pour optimiser efficacement la gestion efficace d’un parc automobile, en collectant et centralisant des informations précises. Ces outils permettent de remonter diverses données, telles que :
- l’inventaire de vos véhicules ;
- leur maintenance et autres coûts liés;
- l’intégration de vos données fournisseurs (loueurs, pétroliers, recharge électrique);
- la désignation des infractions avec l’ANTAI, etc.
Les logiciels de gestion de flotte intègrent automatiquement ces données, ce qui évite la saisie manuelle fastidieuse et offre des fonctions de calcul automatique pour les taxes, les amortissements non déductibles (AEN), etc. Résultat : cette automatisation libère le gestionnaire de la flotte automobile pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Gestionnaire de flotte automobile:
quelles sont ses missions ?
Faut-il externaliser ou internaliser la gestion de son flux de véhicules ?
Externaliser :
D’un côté, une entreprise à la possibilité de faire appel à un prestataire externe, appelé fleeter. Ce dernier est chargé de s’occuper de tous les aspects liés à la gestion du parc automobile, qu’ils soient administratifs, techniques, logistiques ou humains, grâce à son équipe d’experts. Cette option présente un avantage majeur lorsque l’entreprise souhaite concentrer ses collaborateurs sur leur cœur de métier ou lorsqu’elle ne dispose pas en interne d’une personne possédant toutes les compétences requises pour ce poste.
Internaliser :
D’un autre côté, l’internalisation implique de désigner une personne au sein de l’entreprise comme gestionnaire de flotte automobile. Elle sera entièrement dédiée à ses missions, car elles exigent une polyvalence et une attention constante. L’objectif principal, dans les deux cas, est de maintenir le TCO (Total Cost of Ownership) au plus bas. Le gestionnaire, ou le fleeter, s’appuie sur des KPI (les indicateurs clés de performance) pour prendre des décisions stratégiques adaptées aux besoins de l’entreprise.
Les missions du gestionnaire de flotte automobile
Le gestionnaire de flotte automobile est chargé de veiller au respect de la loi de roulage pour chaque véhicule constituant la flotte de l’entreprise, notamment dans le cadre de contrats de location longue durée (LLD).
Et pour cause, les montants des loyers sont basés sur le kilométrage prévu, mais ce dernier peut varier, faussant ainsi la loi de roulage. Le gestionnaire doit alors ajuster les montants via des avenants, demandés aux loueurs après une surveillance attentive des lois de roulage.
Pour faciliter ce processus, des grilles de fluidité (matrice tarifaire) peuvent être demandées aux loueurs, garantissant une gestion optimale des coûts de location.
La gestion de l’entretien des véhicules est l’une des missions clés du gestionnaire de flotte. Cela permet d’éviter des frais supplémentaires et d’assurer une durée de vie optimale des véhicules. La mission inclut des tâches, telles que les :
- contrôles techniques (ne pas réaliser ces contrôles est considéré comme un délit !) ;
- vidanges ;
- révisions, etc.
Bien que les entretiens constructeurs ne soient pas obligatoires, ils sont fortement recommandés pour garantir le bon fonctionnement des moteurs, prolonger la durée de vie des véhicules et éviter la perte de la garantie constructeur.
En plus de surveiller l’état des moteurs et des freins, le gestionnaire de flotte doit accorder une attention particulière aux pneus. Il est essentiel de contrôler régulièrement leur état et de maintenir une pression optimale. Sans oublier la permutation des pneus été et hiver, qui est une pratique obligatoire depuis l’introduction de la Loi Montagne II en 2021.
Le gestionnaire d’un parc automobile a pour mission de gérer les sinistres. Cela implique de contacter l’assureur pour déclarer les sinistres et déclencher l’indemnisation, ainsi que de veiller au prêt d’un nouveau véhicule si nécessaire.
Depuis 2017, les entreprises doivent désigner les conducteurs des véhicules, une tâche pouvant être automatisée pour gagner du temps. De plus, automatiser ou centraliser le traitement des amendes liées au parc de véhicules est recommandé pour une gestion administrative plus efficace.
Le gestionnaire de flotte ne connaît ni l’état extérieur ni le kilométrage du véhicule à un instant précis. Seul un relevé kilométrique régulier lui permet de contrôler la loi de roulage du contrat et de prévoir les entretiens nécessaires, tout en suivant la consommation moyenne du véhicule.
Une supervision assidue de la carrosserie aide à éviter des frais élevés de remise en état lors de la restitution du véhicule ou une baisse du prix lors de la revente.
Notez qu’optimiser les étapes de livraison, d’acquisition, de restitution et de renouvellement des véhicules peut être un levier d’optimisation supplémentaire pour la gestion de la flotte.
Le conducteur est la seule personne à voir régulièrement le véhicule, il est donc crucial de le responsabiliser, notamment via :
- des formations en éco-conduite,
- des primes de bonnes conduites à la restitution du véhicule ou encore
- des challenges du meilleur conducteur,
- une sensibilisation à la sécurité routière – ce qui permet également d’éviter les sinistres sur les véhicules
En parallèle, le gestionnaire de flotte doit rester informé sur la fiscalité et les normes environnementales qui sont en constante évolution, telles que :
- la norme WLTP ;
- les bonus-malus ;
- les vignettes Crit’Air ;
- les émissions de CO2 ;
- la proportion toujours plus forte de véhicules électriques, etc
Cette veille lui permet de communiquer tous changements aux collaborateurs et d’éviter tout impact sur le Total Cost of Ownership (TCO). Aussi, des manquements tels que la non-dénonciation d’infractions ou des erreurs dans le calcul des taxes peuvent entraîner de lourdes amendes voire des peines pénales. Il faut également veiller à manipuler correctement les données personnelles des conducteurs afin d’être en conformité avec la RGPD arrivée en 2018.
Flotte de véhicules : comment améliorer
ses performances et réduire les coûts ?
Le logiciel de gestion de flotte automobile
L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte automobile permet de centraliser toutes les données et informations relatives à la flotte, y compris les données financières des fournisseurs, de manière à les rendre accessibles en un clic. Cette centralisation facilite non seulement la gestion de parc automobile au quotidien, mais assure aussi la disponibilité des informations pour d’autres collaborateurs grâce à des tableaux de bord intuitifs.
GAC Car Fleet : le logiciel de gestion de flotte n° 1
GAC Car Fleet est un exemple d’un tel logiciel qui accompagne les gestionnaires de flotte dans leurs tâches quotidiennes. Il couvre l’ensemble du processus de pilotage d’un parc automobile, depuis la réception du véhicule jusqu’à sa restitution ou sa vente. Notre logiciel vous permet :
- de gérer efficacement votre parc ;
- de maîtriser les coûts de votre flotte ;
- de centraliser l’ensemble des données liées à vos véhicules ;
- d’être en conformité avec la réglementation en vigueur.
Optimiser son TCO avec un logiciel de gestion de parc auto
Certains logiciels offrent la possibilité de calculer et de suivre le TCO, ce qui vous permet de mieux comprendre vos dépenses. Avec GAC Car Fleet, cette vision est quotidienne, mensuelle et globale. Le TCO est calculé pour chaque véhicule ainsi que pour l’ensemble de votre flotte de véhicules. Les fonctionnalités de calcul, de suivi et d’analyse des coûts vous permettent d’optimiser votre TCO, ce qui se traduit par des économies significatives. Aussi, il existe des bonnes pratiques à mettre en place pour optimiser votre TCO.
Opter pour une solution centralisée
Tous les indicateurs liés à une gestion de flotte sont essentiels mais parfois difficiles à réunir… L’idéal ? Centraliser les différentes informations et les rendre accessibles à toutes les parties prenantes en interne avec un logiciel dédié ! Bien sûr, vous avez la possibilité de gérer les accès en créant des profils spécifiques pour les différents collaborateurs : administrateur, lecture seule ou encore limiter l’accès à certains modules seulement. Avec l’impact de la gestion de flotte sur de nombreux services comme la comptabilité, les achats, les ressources humaines et la direction financière, il devient difficile de tout maintenir à jour et d’en analyser les données de manière efficace, surtout pour les parcs de taille conséquente. Cependant, diverses solutions technologiques existent pour simplifier la vie quotidienne du gestionnaire de parc automobile. Les avantages d’une bonne solution centralisée sont nombreux :
- un gain de temps au quotidien grâce à l’intégration automatique des données fournisseurs, de l’État et internes (ANTAI et SIV) ;
- une aide pour l’optimisation des coûts de votre parc (TCO, taxe sur les émissions de CO2 et taxe sur les polluants atmosphériques, loi de roulage, etc.) ;
- une gestion rapide des infractions en 10 secondes (contre 10 à 15 minutes avec la méthode traditionnelle) grâce au module connecté à l’ANTAI ;
- une garantie d’être à jour et en conformité avec la réglementation en vigueur (loi LOM, norme WLTP, loi Climat et résilience, etc.).
GAC Car Fleet : centralisez votre gestion de flotte automobile
De l’intégration d’un véhicule à votre flotte, en passant par sa vente ou sa restitution après un contrat de location, jusqu’au pilotage financier, GAC Car Fleet couvre l‘intégralité du processus de gestion de parc automobile.
Découvrez les principales fonctionnalités du logiciel !
GÉREZ – Une vue d’ensemble pour un pilotage optimal de votre parc
- Suivi complet des véhicules : inventaire, fiche détaillée, historique, contrats, équipements, réservations.
- Organisation des véhicules de pool : gestion des demandes, planning intégré, disponibilité en temps réel.
- Gestion des commandes, cartes carburant, engins, vélos ou véhicules lourds.
PILOTEZ – De la gestion des maintenances aux infractions
- Suivi des coûts (carburant, entretien, amendes, etc.)
- Analyse des comportements routiers, consommation, éco-conduite
- Suivi des sinistres, des amendes et de la maintenance
- Connexion directe à l’ANTAI : désignation automatique des conducteurs
- Mesure de l’empreinte carbone et intégration des données LOM
CONTROLEZ – De l’analyse des coûts jusqu’au suivi des kilométrages
- Détection et correction intelligente des écarts de facturation et relevés kilométriques
- Suivi des imports fournisseurs : assurance, location, carburant, maintenance…
BUDGETISEZ – De la maîtrise des coûts jusqu’à la gestion fiscale de votre flotte
- Suivi et optimisation du TCO, PRK, amortissements, frais réels
- Gestion automatisée des taxes (TVS, CO2, polluants, essieu…), avantages en nature, pointage comptable…
- Analyse des écarts par véhicule, centre de coûts, ou période
COMMUNIQUEZ – Des campagnes ciblées et une collecte de données simplifiée
- Collecte des relevés kilométriques, permis, questionnaires via email ou appli mobile MyCarFleet, et toute autre information ou document essentiel à la gestion de votr
ee parc automobile - Rapports personnalisables et exports Excel ou PDF
CONFIGUREZ – Du paramétrage personnalisé jusqu’à la gestion des accès
- Gestion des droits utilisateurs, entités, organigrammes, modèles d’emails…
- Constitution de votre Car Policy et catalogue de véhicules (avec base JATO)
Les 3 exclusivités dans GAC Car Fleet :
- Le module de calcul du TCO prédictif : il vous permet d’estimer le coût d’un véhicule avant même de le commander.
- La fonction pour sélectionner des véhicules qui répondent à des critères fixés par vous, selon votre politique d’entreprise.
- L’outil de comparatif de TCO entre un véhicule thermique et un véhicule hybride ou électrique.
Avec plus de 16 ans d’expérience dans l’édition de logiciels de gestion de flotte automobile, GAC Technology est un partenaire de confiance pour les gestionnaires de flotte au quotidien. Notre outil complet est disponible en mode SaaS (100 % web) et est utilisé par plus de 500 entreprises, qu’elles possèdent des flottes composées de 30 ou de 35 000 véhicules, qu’ils soient particuliers, utilitaires ou poids lourds !