Ante las limitaciones de su software anterior, EDF SA, empresa dedicada a la producción, la transmisión y el suministro de electricidad en Francia, empezó a buscar una nueva solución para la gestión de flotas de vehículos que se adaptase mejor a sus necesidades. Philippe Bernardeau, gestor de proyectos transversales, optó entonces por equiparse con GAC Car Fleet para la gestión completa de la flota de vehículos de la empresa. Philippe comparte con nosotros su opinión sobre el despliegue de este proyecto.
¿Cómo gestionaba su flota antes de instalar un software de gestión de flotas?
Hasta ahora, utilizábamos un software que nos permitía gestionar nuestra flota y el uso compartido de vehículos con la misma herramienta. Sin embargo, esto solo cubría parcialmente las prestaciones que buscábamos y no nos permitía lograr ninguna mejora de la productividad. También tuvimos que recurrir a una persona de la empresa para que modificase ciertos elementos de la solución y supliera las deficiencias del desarrollador. Por último, observamos un descontento generalizado entre los gestores de flota, pero también entre los conductores. La sustitución de ese software por una solución más adecuada se convirtió en una verdadera necesidad.
¿Por qué han decidido incorporar un software de gestión de flotas?
Acabamos de centralizar la gestión de nuestra flota. Decidimos equiparnos con un software de gestión de flotas y otro de gestión de vehículos compartidos. Esto nos proporciona una visión global de nuestra flota y sus datos.
También tenemos la intención de optimizar nuestra flota, sobre todo en términos de costes, más aún si cabe en el contexto actual (subida de los precios del combustible y las materias primas, etc.). Un software de gestión de flotas de vehículos como GAC Car Fleet es un aliado indiscutible para ayudarnos a lograr este objetivo. Se trata de una solución con multitud de funciones para el análisis preciso de nuestra flota (panel de control, kilometraje contratado, etc.). Esto facilita la toma de decisiones y la consecución de nuestros objetivos con mayor rapidez.
¿Por qué han elegido GAC Car Fleet para gestionar su flota de vehículos?
Empezamos nuestra búsqueda comparando las distintas soluciones disponibles en Francia. Resulta que muy pocas de ellas satisfacían nuestras necesidades. GAC Technology y su software, GAC Car Fleet, destacaron entre la multitud a varios niveles:
- Una reputación y una experiencia demostradas, sobre todo con empresas similares a la nuestra.
- Transparencia en la respuesta al pliego de condiciones y su capacidad real para cumplir nuestras expectativas.
- Una solución «lista para usar». Queríamos una solución completa que respondiera a nuestra necesidad de reorganizar y normalizar los procesos, sin necesidad de un desarrollo específico.
¿Cómo se desarrolló la implantación del software?
En el contexto del despliegue de GAC Car Fleet, nuestro nuevo software de gestión de flotas de vehículos, hemos trabajado en estrecha colaboración con los equipos de GAC Technology. Contamos con una flota bastante grande de más de 8000 vehículos con especificaciones complejas, lo que implicaba un tiempo de despliegue más largo, de algo más de un año. Antes de poner la solución a disposición de todas las partes interesadas, se produjeron varias fases:
Etapa 1: reunión inicial
Como primera toma de contacto, conocimos a los equipos de GAC Technology y, en particular, a Antoine, el gestor de proyectos de Grandes Cuentas que se nos había asignado. En mi opinión, tener un interlocutor exclusivo es muy importante y ha sido un factor clave para el éxito del proyecto. El objetivo de estas conversaciones iniciales era hacer un inventario de nuestra flota de vehículos y compartir nuestras distintas necesidades. Escuchar y buscar soluciones fue la clave de esta reunión, pero también a lo largo de todo el proyecto. La confianza se forjó rápidamente entre nosotros.
Etapa 2: talleres colaborativos
En un segundo momento, organizamos talleres colaborativos para expresar nuestras expectativas. Después de cada taller, Antoine nos sugería soluciones para responder a cada una de ellas. También supuso una oportunidad para debatir posibles adaptaciones, tanto por parte de GAC Car Fleet como de los equipos de EDF.
Etapa 3: embajadores del proyecto
Al mismo tiempo, creamos una nueva organización para nuestro equipo de gestores de flotas de vehículos. Una nueva solución implica nuevos procesos y una nueva forma de trabajar para optimizar la gestión de nuestra flota de vehículos. En este sentido, la etapa de formación en el uso de la solución fue crucial. Para lograrlo, optamos por nombrar a distintos embajadores, quienes representaban distintos perfiles de gestión dentro de la empresa (gestores de clientes, gestores de facturación, gestores de compras, etc.) y su función consistía en ayudar a las personas usuarias a familiarizarse con GAC Car Fleet.
Etapa 4: fase piloto
El siguiente paso consistió en desarrollar una fase piloto, lo que implicaba poner en servicio GAC Car Fleet con un alcance limitado de la flota solo para los embajadores. El objetivo era que se familiarizasen con la herramienta antes de ponerla a disposición de todas las personas usuarias. Esto nos permitió realizar una serie de ajustes, pero también comprobar lo bien fundamentada que estaba la solución.
Etapa 5: formación de todas las personas usuarias
El resto de los equipos recibieron formación unas semanas antes del cambio de solución a cargo del personal de GAC Technology. Los embajadores también desempeñaron un papel clave en esta etapa. En la actualidad, GAC Car Fleet ya está operativo entre nuestros distintos equipos.
¿Cuál es su nivel de satisfacción con nuestra colaboración en este proyecto?
Estamos muy satisfechos. La implantación del software y su desarrollo respondieron perfectamente a nuestras expectativas, tanto en términos de plazos como de presupuesto. Sin embargo, nuestra colaboración no termina aquí, sino que todavía quedan algunas etapas por recorrer, como la definición de conectores con nuestros proveedores (aseguradoras, empresas de renting, petroleras, etc.). Como la mayoría de ellos ya son conocidos de GAC Technology, esto debería ser posible sin ninguna dificultad, algo que supone una ventaja definitiva a la hora de finalizar el despliegue rápidamente.
En general, tanto en lo que respecta a nuestros equipos como a los de GAC Technology, nuestra colaboración nos ha ayudado a evolucionar y crecer. Por un lado, desde GAC Technology, nos presentaron propuestas de reorganización para que pudiésemos mejorar y optimizar nuestra gestión. También compartieron con nosotros experiencias que ya habían tenido con otros clientes, lo que nos ayudó a analizar con perspectiva nuestra forma de funcionar comparándonos con empresas similares a la nuestra. Por nuestra parte, pudimos aportar nuestras opiniones y sugerencias, lo que permitió que la solución y sus funciones evolucionasen lo más cerca posible de la realidad sobre el terreno.
Por último, pronto me percaté de que, en el transcurso de nuestras conversaciones con los equipos de GAC Technology, no estábamos ante una relación «tradicional» entre proveedor y cliente, sino que estábamos trabajando realmente de manera colaborativa, y esto ayudó a entablar rápidamente una relación de confianza y transparencia necesaria para el éxito del proyecto.
¿Cuáles son las ventajas del despliegue de este software en su empresa?
En primer lugar, podremos optimizar nuestra flota de vehículos y, de paso, obtener beneficios económicos. Por ejemplo, gracias a GAC Car Fleet, podremos identificar los vehículos asignados que están infrautilizados y, de este modo, evaluar las ventajas de poner ese vehículo a disposición de un empleado. Incluso podremos convertir algunos de ellos en vehículos compartidos con el objetivo de aumentar esta modalidad de uso.
Una optimización también en los procesos y su automatización, algo que antes no ocurría. Esto facilitará en gran medida el trabajo diario de los gestores.
Algo que también me gustaría destacar es que la experiencia y los conocimientos de GAC Technology en su campo nos benefician. Lo anterior puede materializarse en forma de asesoramiento por parte de los equipos o la organización de eventos con otros clientes (seminarios web, desayunos, etc.). Se trata de algo que no teníamos antes y que nos aporta un auténtico valor añadido, ya que podemos compartir e intercambiar ideas regularmente con otros gestores de flotas que se enfrentan a los mismos problemas que nosotros.
¿Han tenido dificultades para instalar el programa?
Hemos realizado un cambio tanto de organización como de solución. A pesar de la formación y la creación de embajadores, es necesario un periodo de adaptación. Dicho esto, ya estamos percibiendo la satisfacción de las personas usuarias.
¿Qué consejos le daría a una empresa que esté pensando en adquirir algún software de gestión de flotas?
Yo le diría que hay que evitar las especificidades en la medida de lo posible. Esto significa que es importante que las empresas tengan en cuenta que su organización tendrá que evolucionar cuando se equipen con un software para gestionar su flota de vehículos. Y esto no es malo, ¡al contrario! Nos permite mejorar y optimizar nuestros procesos, simplemente se necesita adaptación.
También hay que tener en cuenta que, para una flota tan grande como la nuestra (más de 8000 vehículos), la implantación del software puede tardar algún tiempo. Por tanto, es preciso planificar con antelación porque el cambio de una solución no se produce de la noche a la mañana.
¿Qué planes y perspectivas tienen para la gestión de su flota de vehículos?
La prioridad es la electrificación de nuestra flota de vehículos, con todo lo que eso implica. Por ejemplo, tendremos que conectar GAC Car Fleet con los proveedores de estaciones de recarga de vehículos. O también sacar el máximo partido a las nuevas tecnologías de que disponemos, en particular, a todas las herramientas telemáticas.
Como ya he dicho antes, también queremos reducir el número de vehículos de nuestra flota. Para lograrlo, hemos recurrido a un socio de GAC Technology, Mobility Tech Green, una empresa de ingeniería especializada en pools de vehículos. Esta estrecha colaboración nos permite adoptar este enfoque y nos hace sentir plenamente satisfechos.
¿Le gustaría contar alguna anécdota sobre GAC Technology? ¿Podría hacer un breve resumen de nuestra colaboración?
Cuando conocimos a los equipos de GAC Technology y, en particular, a Sébastien (director comercial de GAC Technology para Francia), nos dimos la mano más bien como amigos. Creo que esto ilustra perfectamente la confianza y la transparencia que se han ido forjando desde el principio del proyecto.
GAC Technology transmite esa sensación tranquilizadora de que avanzamos juntos y de que hemos tomado la decisión correcta. También han sido capaces de cumplir con nuestros estrictos requisitos, sobre todo en materia de protección de datos (RGPD). Si pudiésemos tener la misma experiencia con cada uno de nuestros socios, ¡sería maravilloso!
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