Angesichts der Grenzen der bisherigen Software suchte EDF SA, ein Unternehmen, das in Frankreich Strom erzeugt, transportiert und liefert, nach einer neuen, besser auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung für das Management seiner Fahrzeugflotte. Der bereichsübergreifende Projektleiter Philippe Bernardeau entschied sich daraufhin für die Ausstattung mit GAC Car Fleet für die vollständige Steuerung der Fahrzeugflotte des Unternehmens. Er berichtet über seine Erfahrungen bei der Implementierung dieses Projekts.
Wie wurde Ihre Flotte vor der Einführung der Flottenmanagement-Software verwaltet?
Bisher hatten wir eine Software verwendet, mit der wir sowohl unsere Flotte als auch das Carsharing in einem einzigen Tool verwalten konnten. Doch diese deckte nur teilweise die erwarteten Funktionen ab und ermöglichte uns keine Produktivitätsgewinne. Wir waren auch gezwungen, eine Person intern zu beauftragen, um bestimmte Elemente der Lösung zu ändern und Versäumnisse des Anbieters zu beheben. Schließlich stellten wir eine allgemeine Unzufriedenheit auf der Ebene der Manager, aber auch auf der Ebene der Fahrer fest. Die Ersetzung durch eine besser geeignete Lösung wurde notwendig.
Aus welchen Gründen haben Sie sich für die Anschaffung einer Flottenmanagement-Software entschieden?
Wir haben vor kurzer Zeit die Steuerung unserer Flotte zentralisiert. Daher haben wir uns für eine Flottenmanagement-Software und eine Software für das Carsharing-Management entschieden. So haben wir einen Gesamtüberblick über unsere Flotte und ihre Daten.
Wir sind auch bestrebt, unseren Fuhrpark zu optimieren, insbesondere in Bezug auf die Kosten, und dies umso mehr vor dem Hintergrund der aktuellen Situation (höhere Preise für Kraftstoffe, Rohstoffe usw.). Eine Managementsoftware für Fahrzeugflotten wie GAC Car Fleet ist ein sicherer Verbündeter, der uns bei der Erfüllung dieses Ziels unterstützt. Die Lösung verfügt über zahlreiche Funktionen, die eine genaue Analyse unseres Fuhrparks ermöglichen (Dashboard, durchschnittliche jährliche Kilometerleistung usw.). Auf diese Weise wird die Entscheidungsfindung erleichtert und unsere Ziele werden schneller erreicht.
Warum haben Sie sich für GAC Car Fleet entschieden, um Ihre Fahrzeugflotte zu verwalten?
Wir begannen unsere Recherche mit einem Vergleich der verschiedenen Lösungen, die es in Frankreich gibt. Es stellte sich heraus, dass nur sehr wenige davon unseren Bedürfnissen entsprachen. GAC Technology und seine Software GAC Car Fleet stachen aus der Masse heraus, und das gleich auf mehreren Ebenen:
- Ein Bekanntheitsgrad und eine bewährte Expertise, insbesondere bei Unternehmen, die Ähnlichkeiten mit unserem aufweisen.
- Transparenz der Antwort auf die Ausschreibung und die tatsächliche Fähigkeit, unsere Erwartungen zu erfüllen.
- Eine marktgängige Lösung: Wir wollten eine umfassende Lösung, die unseren Wunsch nach Umstrukturierung und Vereinheitlichung der Prozesse erfüllen konnte, ohne eine Spezialentwicklung erforderlich zu machen.
Wie wurde die Software implementiert?
Bei der Implementierung der Managementsoftware für Fahrzeugflotten GAC Car Fleet arbeiteten wir eng mit den Teams von GAC Technology zusammen. Unser Fuhrpark ist ziemlich groß (über 8000 Fahrzeuge) und weist komplexe Besonderheiten auf, was eine längere Einführungszeit von etwas mehr als einem Jahr bedeutete. Bevor die Software allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden konnte, wurden mehrere Schritte durchlaufen:
Schritt 1: Erstes Treffen
Zunächst trafen wir uns mit den Teams von GAC Technology und insbesondere mit dem uns zugeteilten Projektleiter für Großkunden, Antoine. Einen eigenen Ansprechpartner zu haben, ist meiner Meinung nach sehr wichtig und hat den Erfolg des Projekts maßgeblich beeinflusst. Ziel dieses ersten Austauschs war es, eine Bestandsaufnahme unseres Fuhrparks vorzunehmen und unsere unterschiedlichen Bedürfnisse auszudrücken. Zuhören und die Suche nach Lösungen waren der Schlüssel dieser Begegnung und des gesamten Projekts. Zwischen uns baute sich schnell Vertrauen auf.
Schritt 2: Kollaborative Workshops
In einem zweiten Schritt führten wir kollaborative Workshops durch, um unsere Erwartungen auszudrücken. Nach jedem dieser Workshops schlug uns Antoine Lösungen vor, um diese Erwartungen zu erfüllen. Sie boten auch Gelegenheit, über mögliche Anpassungen zu sprechen, sowohl von Seiten der Teams von GAC Car Fleet als auch von EDF.
Schritt 3: Botschafter des Projekts
Parallel dazu bauten wir eine neue Organisation für unser Team von Flottenmanagern auf. Denn eine neue Lösung bedeutet auch neue Prozesse und Arbeitsmethoden, um die Steuerung unseres Fuhrparks zu optimieren. Hier war die Schulung zur Lösung von entscheidender Bedeutung. Um dies zu erreichen, haben wir uns dafür entschieden, Botschafter zu benennen. Diese repräsentierten verschiedene Managerprofile innerhalb des Unternehmens (Kundenbetreuer, Buchhalter, Einkäufer usw.) und hatten unter anderem die Aufgabe, die Benutzer bei der Einführung von GAC Car Fleet zu unterstützen.
Schritt 4: Pilotphase
Der nächste Schritt war die Durchführung einer Pilotphase, d. h. wir nahmen GAC Car Fleet für einen begrenzten Umfang des Fuhrparks nur für die Botschafter in Betrieb. Ziel war es, dass sie sich mit dem Tool vertraut machen konnten, bevor es allen Nutzern zur Verfügung gestellt wurde. Dadurch konnten wir einige Anpassungen vornehmen, aber auch feststellen, dass die Lösung geeignet war.
Schritt 5: Schulung aller Nutzer
Die restlichen Teams wurden einige Wochen vor dem Lösungswechsel von den Teams von GAC Technology geschult. Auch die Botschafter spielten in dieser Phase eine wichtige Rolle. Jetzt ist GAC Car Fleet in unseren verschiedenen Teams einsatzbereit.
Sind Sie mit der Zusammenarbeit bei der Umsetzung zufrieden?
Wir sind sehr zufrieden. Die Implementierung der Software und das Rollout haben unsere Erwartungen voll und ganz erfüllt, sowohl hinsichtlich des Timings als auch hinsichtlich des veranschlagten Budgets. Unsere Zusammenarbeit endet hier nicht, da noch einige Schritte ausstehen, z. B. die Einrichtung von Anbindungen an unsere Anbieter (Versicherer, Vermietungen, Tankstellen usw.). Da die meisten davon bei GAC Technology bereits bekannt sind, sollte dies problemlos möglich sein, was ein klarer Vorteil ist, um die Implementierung schnell abzuschließen.
Generell gilt: Ob auf Seiten unserer Teams oder auf Seiten von GAC Technology, unsere Zusammenarbeit hat uns weitergebracht und wachsen lassen. Zum einen machte uns GAC Technology Vorschläge für eine Neuorganisation, damit wir uns verbessern und unser Management optimieren konnten. Sie teilten uns auch Erfahrungen mit anderen Kunden mit, was es uns ermöglichte, unsere Arbeitsweise durch den Vergleich mit ähnlichen Unternehmen wie dem unsrigen aus der Distanz zu betrachten. Andererseits konnten wir ihnen auch unsere Meinungen und Vorschläge mitteilen, wodurch die Lösung und ihre Funktionen praxisnah weiterentwickelt werden konnten.
Schließlich wurde mir schnell klar, dass wir im Laufe unseres Austauschs mit den Teams von GAC Technology nicht in einer „traditionellen“ Anbieter/Kunden-Beziehung standen. Wir arbeiteten wirklich partnerschaftlich, was es ermöglichte, schnell eine Beziehung des Vertrauens und der Transparenz aufzubauen, die für den Erfolg des Projekts notwendig war.
Welche Vorteile hat die Einführung der Software in Ihrem Unternehmen?
Zunächst einmal werden wir unseren Fuhrpark optimieren und dadurch wirtschaftliche Gewinne erzielen. Mithilfe von GAC Car Fleet werden wir z. B. zugewiesene Fahrzeuge identifizieren können, die zu wenig genutzt werden, und so beurteilen können, ob es sinnvoll ist, einem Mitarbeiter ein solches Fahrzeug zur Verfügung zu stellen. Wir werden auch in der Lage sein, einige davon in Carsharing-Fahrzeuge umzuwandeln, wobei das Ziel darin besteht, diese Art der Nutzung auszubauen.
Optimiert wurden auch die Prozesse und deren Automatisierung, was vorher nicht der Fall war. Wir werden zukünftig in der Lage sein, die tägliche Arbeit der Manager erheblich zu erleichtern.
Was ich auch hervorheben kann, ist, dass die Erfahrung und das Fachwissen von GAC Technology in ihrem Bereich für uns von Vorteil sind. Dies kann in Form von Ratschlägen seitens der Teams geschehen oder auch durch Veranstaltungen mit anderen Kunden (Webinare, Frühstückstreffen usw.). Das kannten wir vorher nicht, und es stellt einen echten Mehrwert dar, da wir uns regelmäßig mit anderen Fuhrparkmanagern austauschen können, die mit denselben Problemen konfrontiert sind wie wir.
Gab es Schwierigkeiten bei der Einführung der Software?
Wir haben Organisation und Lösung gleichzeitig geändert. Trotz der Schulungen und dem Einsetzen von Botschaftern ist eine gewisse Eingewöhnungszeit erforderlich. Wobei zu sagen ist, dass wir bereits jetzt eine Zufriedenheit seitens der Nutzer feststellen.
Welchen Rat würden Sie einem Unternehmen geben, das sich eine Software anschaffen möchte?
Ich würde raten, Besonderheiten so weit wie möglich zu vermeiden. Das bedeutet, dass es für Unternehmen wichtig ist, sich vor Augen zu halten, dass sich ihre Organisation verändern wird, wenn sie eine Software zur Verwaltung ihrer Fahrzeugflotte anschaffen. Das ist keine schlechte Sache, im Gegenteil, es hilft, sich zu verbessern und Prozesse zu optimieren. Es erfordert lediglich eine Anpassung.
Ich weise auch nochmals darauf hin, dass die Einführung der Software bei einer großen Flotte wie der unseren (über 8000 Fahrzeuge) einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Sie sollten sich also frühzeitig damit befassen, denn der Wechsel einer Lösung geschieht nicht von heute auf morgen.
Welche Pläne/Perspektiven haben Sie in Bezug auf die Verwaltung Ihrer Fahrzeugflotte?
Der Schwerpunkt ist die Elektrifizierung unseres Fahrzeugparks mit allem, was dazu gehört. Zum Beispiel wird es darum gehen, GAC Car Fleet mit Anbietern von Ladestationen für Fahrzeuge zu verbinden. Oder auch die neuen Technologien, die uns zur Verfügung stehen, optimal zu nutzen, insbesondere im Bereich der Telematik.
Wie ich bereits erwähnt habe, ist es auch unser Ziel, die Anzahl der Fahrzeuge innerhalb unserer Flotte zu verringern. Zu diesem Zweck wandten wir uns an einen Partner von GAC Technology, Mobility Tech Green, ein auf Carsharing spezialisiertes Ingenieurbüro. Diese enge Zusammenarbeit ermöglicht es uns, uns in diesen Prozess einzubringen, und stellt uns vollkommen zufrieden.
Eine Anekdote über GAC Technology? Ein zusammenfassender Satz zu unserer Zusammenarbeit?
Als wir die Teams von GAC Technology und insbesondere Sébastien (Vertriebsleiter Frankreich von GAC Technology) zum ersten Mal trafen, schüttelten wir uns die Hände – fast wie Freunde. Ich denke, dies ist ein gutes Beispiel für das Vertrauen und die Transparenz, die seit Beginn des Projekts aufgebaut wurden.
GAC Technology hat eine beruhigende Seite, die dafür sorgt, dass wir gemeinsam voranschreiten und es nicht bereuen, diese Wahl getroffen zu haben. GAC Technology war auch in der Lage, unsere hohen Anforderungen zu erfüllen, insbesondere in Bezug auf die DSGVO. Wenn wir doch nur mit jedem unserer Partner die gleiche Erfahrung machen könnten!
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