Im Rahmen der Entwicklung seines Fuhrparks auf nationaler und internationaler Ebene benötigte das auf Vinotherapie spezialisierte französische Kosmetikunternehmen Caudalie eine einfache und auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Software zur Verwaltung seiner Fahrzeugflotte. Véronique Huber, Verwalterin des französischen und europäischen Fuhrparks, setzte auf GAC Car Fleet, um sie bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Sie berichtet von ihren Erfahrungen bei der Implementierung des Projekts und den Vorteilen, die sie seit der Einführung der Software beobachtet hat.
Können Sie uns mehr über Caudalie und seine Fahrzeugflotte erzählen?
Caudalie ist ein französisches Kosmetikunternehmen, das 1995 von Mathilde und Bertrand Thomas in Bordeaux gegründet wurde. Alle Produkte werden aus natürlichen Zutaten aus Weinreben und Trauben hergestellt. Seine Mission? Die effizienteste natürliche „Clean Beauty“-Marke und die umweltfreundlichste Kosmetikmarke zu werden.
Wir verwalten heute über 350 Fahrzeuge, davon 90 % Pkw, die mehrheitlich für unsere Vertriebsmitarbeiter und Manager in mindestens 9 Ländern bestimmt sind. Inzwischen besitzen fast 30 % unserer Fahrzeuge einen Elektroantrieb, vor zwei Jahren waren es erst 24 %.
Wie wurde Ihre Flotte vor der Einführung der Flottenmanagement-Software verwaltet?
Zunächst hatte unsere IT-Abteilung eine Software zur Verwaltung unserer Flotte für unsere internen Teams entwickelt, eine weiterentwickelte Version von Excel. Dieses Tool war jedoch zu unflexibel, insbesondere war ich gezwungen, alle Daten (Kilometerstand, Reifenwechsel, Mietgebühren usw.) manuell zu aktualisieren. Diese Aufgaben waren sehr zeitaufwendig. Als wir die Anzahl von 80 zu verwaltenden Fahrzeugen überschritten hatten und mit der Internationalisierung begannen, kam der Gedanke auf, uns eine spezielle, auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene externe Software zuzulegen.
Aus welchen Gründen haben Sie sich für die Anschaffung einer Flottenmanagement-Software entschieden?
Die Hauptgründe, die uns zu dieser Entscheidung veranlasst haben, sind die zunehmende Vergrößerung unserer Fahrzeugflotte sowie deren Internationalisierung.. Der Fuhrpark von Caudalie bestand zu Beginn aus nur etwa zehn Fahrzeugen in Frankreich. Im Laufe der Zeit stieg die Zahl jedoch stetig an und liegt nun bei fast 115 Fahrzeugen auf nationaler Ebene.
Unsere Flotte hat auch eine internationale und insbesondere eine europäische Dimension. Heute sind insgesamt über 350 Fahrzeuge zu verwalten, und das in mehr als neun verschiedenen Ländern.
Die Idee war, alle unsere Daten in einem einzigen Tool zentralisieren und das Flottenmanagement des Unternehmens an die Manager in den einzelnen Ländern delegieren zu können. Unser Ziel war es, sie in die Lage zu versetzen, im Alltag unabhängig zu sein, während ich gleichzeitig die Flotte überwachen und von einem globalen Überblick profitieren konnte..
So haben wir uns für die Flottenmanagement-Software GAC Car Fleet entschieden, da sie viele Kriterien erfüllt, insbesondere das wichtigste: Sie ermöglicht es uns, unsere europäische Flotte so einfach wie möglich zu verwalten.
Wie wurde die Software in Ihrem Unternehmen implementiert?
Zunächst begannen wir mit der Integration unserer Daten in das Tool. Dazu gehörte auch, möglichst viele Dateien mit Informationen über unsere Fahrzeuge bereitzustellen. Bei diesem ersten Schritt wurde ich besonders von meiner IT-Abteilung unterstützt.
Die zweite Phase bestand in Schulungen zur Nutzung der gesamten Software. Zu diesem Zweck wurde eine erste dreitägige Sitzung in unseren Räumlichkeiten mit unserem eigenen Projektleiter von GAC Technology, Vincent, abgehalten. Danach planen wir etwa alle drei Wochen Videokonferenzen, um die Module zu vertiefen.
Auch andere Beteiligte des Projekts wurden geschult, z. B. die Personalabteilung und die Buchhaltung. Wir schulen auch die Manager unserer europäischen Tochtergesellschaften.
Wie fanden Sie den Begleitungs- und Schulungsprozess von GAC?
Ich habe das Tempo der Schulungen sehr geschätzt, ich wurde insbesondere dank des mir zugeteilten Projektleiters nicht allein gelassen und konnte nach und nach lernen. In der Zeit zwischen den einzelnen Sitzungen konnte ich das Tool in Eigenregie maximal nutzen. Die nächsten Schulungstermine boten mir die Gelegenheit, Schwierigkeiten zu schildern und die Arbeit an neuen Funktionen fortzusetzen.
Schließlich wurde GAC Car Fleet sehr schnell in unserem Unternehmen eingeführt, d. h. in weniger als 6 Monaten. Das war sehr wertvoll!
Sind Sie mit der Zusammenarbeit insgesamt zufrieden?
Ja ich bin sehr zufrieden und habe GAC Car Fleet bereits weiterempfohlen! GAC Car Fleet ist die erste Software, die ich morgens öffne und die letzte, die ich abends schließe!
Ich kann meine Daten und das, was ich suche, jederzeit leicht anzeigen lassen. Sie verschafft uns eine echte Zeitersparnis – in meiner Arbeit, aber auch in der Personalabteilung und in der Hauptverwaltung.
Welche Vorteile hat die Einführung der Software in Ihrem Unternehmen?
Der Vorteil von GAC Car Fleet ist, dass die Software, sobald man die Grundlagen erlernt hat, einfach zu bedienen und intuitiv ist!
Die Zentralisierung der Daten meiner französischen und europäischen Flotte ist ebenfalls ein essentieller Vorteil. Ich habe zum Beispiel Zugang zu allen Dokumenten, die unsere Fahrzeuge betreffen (Bestellungen, Fahrzeugpapiere, Versicherungen usw.), und zwar in allen Ländern. Ich verfüge auch und vor allem über die Historie aller Fahrzeugzuweisungen an Mitarbeiter, was bei Strafzetteln sehr praktisch ist, da ich die Person identifizieren kann, die die Ordnungswidrigkeit begangen hat, was Streitigkeiten vermeidet.
Gab es Schwierigkeiten bei der Einführung der Software?
Nicht wirklich. Es gibt allerdings noch einige Punkte, die ich in meiner Kenntnis der Software vertiefen muss und die für mich komplizierter zu handhaben sind. Zum Beispiel der Bereich „Steuern“.
Welchen Rat würden Sie einem Unternehmen geben, das sich eine Software anschaffen möchte?
Mein erster Rat wäre, mehrere Personen mit der Verwaltung der Software zu beauftragen. Es scheint mir wichtig, dass diese Verwaltung nicht nur auf einer Person beruht, insbesondere was die genaue Kenntnis der Software angeht.
Ich würde auch sagen, dass qualifizierte Daten bereitgestellt werden sollten, um die Implementierung der Software zu erleichtern. Dieser Schritt ist für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung.
Schließlich muss die Schulung zum Umgang mit dem Tool ernst genommen werden. Dieser Schritt darf meiner Meinung nach nicht vernachlässigt werden, um die Flotte später optimal verwalten zu können.
Was wären für Sie die Top 3 Funktionen von GAC Car Fleet, die für einen Flottenmanager unverzichtbar sind?
- Die Verwaltung von Schadensfällen und die Erstellung spezieller Berichte. Tatsächlich sind diese Module sehr interessant, um die zahlreichen Indikatoren zu analysieren, die sich auf Schadensfälle beziehen, insbesondere die Schadensquote. Dies ermöglicht es mir unter anderem, Berichte an die Fahrer zu senden. Es ist für mich ein gutes Mittel, vorbeugend zu arbeiten, und zwar nach Regionen.
- Die Kommunikationskampagnen sparen mir auch viel Zeit, vor allem durch die Mail-Vorlagen. Diese habe ich im Tool entsprechend parametriert: Fahrzeugübergabe, Rückgabe, Schadensfälle, TÜV-Kontrolle etc. Ich kann auch Kampagnen nach meinen Bedürfnissen erstellen und sie direkt an die Mitarbeitenden versenden (Kampagnen für Kilometerstände, Fahrberechtigungen usw.).
- Die Verwaltung von Ordnungswidrigkeiten insgesamt, mit der direkten Anbindung an die zentrale französische Bußgeldstelle. Dadurch verlieren wir weniger Dokumente und Zeit. Der größte Vorteil ist, dass die Fahrer in Echtzeit informiert werden, was die Anzahl der Ordnungswidrigkeiten deutlich reduziert hat.
Parallel dazu ist auch die mobile Anwendung MyCarFleet ein unverzichtbares Werkzeug. Die Fahrer wandten sich regelmäßig mit vielen Fragen an mich (wie melde ich einen Schaden, wann läuft der Vertrag für das Fahrzeug aus usw.). Das müssen sie jetzt nicht mehr tun, da alle Verfahren direkt in der Anwendung zu finden sind. Für mich als Verwalterin ermöglicht die mobile Anwendung das Scannen von Strafzetteln bei Überschreiten der Parkdauer, die dann direkt in das Fahrzeugdatenblatt integriert werden. Ich muss nur noch automatisch eine E-Mail generieren, um den Fahrer zu benachrichtigen.
Welche Pläne/Perspektiven haben Sie für Ihre Fahrzeugflotte?
Unser Ziel ist es, die Nutzung der Software durch die Manager in den europäischen Ländern weiter auszubauen. Sie sind sehr darum bemüht, mehr Eigenständigkeit und Administratorrechte für das Tool zu erhalten.
Ich denke auch an die Einrichtung von Anbindungen an die verschiedenen Anbieter (Versicherer, Autobahngesellschaften usw.) von GAC Technology in den Ländern, in denen wir Niederlassungen haben.
Ein zusammenfassender Satz zu unserer Zusammenarbeit?
GAC Technology verfügt über ein junges Team, in dem die Projekte mit guter Laune und einer guten Dynamik vorankommen, das spürt man. Ich schätze auch die Zuhörfähigkeit, insbesondere beim Support-Team, und seine Reaktionsfähigkeit im Alltag!
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